Σε εξέλιξη βρίσκεται η διαδικασία ψηφιοποίησης του αρχείου της Υπηρεσίας Δόμησης (ΥΔΟΜ) του Δήμου Κηφισιάς, σηματοδοτώντας ένα σημαντικό βήμα προς τον εκσυγχρονισμό των πολεοδομικών υπηρεσιών και τη βελτίωση της διαχείρισης των δημόσιων εγγράφων.
Το έργο αφορά χιλιάδες πολεοδομικά έγγραφα, οικοδομικούς φακέλους και τεχνικά σχέδια, τα οποία μέχρι σήμερα διατηρούνταν σε φυσική μορφή. Μέσα από την ψηφιοποίησή τους επιδιώκεται η ασφαλέστερη φύλαξη, η ευκολότερη αναζήτηση πληροφοριών και η ενίσχυση της διαφάνειας στις διοικητικές διαδικασίες.
Στο εθνικό πρόγραμμα «Ελλάδα 2.0» η ψηφιοποίηση
Η παρέμβαση εντάσσεται στο εθνικό πρόγραμμα «Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας» (ΟΠΣ ΤΑ 5149760), το οποίο χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0».
Την υλοποίηση του προγράμματος έχει αναλάβει το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας (ΤΕΕ), με αντίστοιχες δράσεις να πραγματοποιούνται σε Υπηρεσίες Δόμησης σε ολόκληρη τη χώρα.
Βασικός στόχος είναι η δημιουργία ενός ενιαίου ψηφιακού αρχείου, στο οποίο το πολεοδομικό υλικό θα καταγράφεται και θα μπορεί να αναζητηθεί μέσω των πληροφοριακών συστημάτων του ΤΕΕ.
Πώς πραγματοποιείται η διαδικασία
Η ψηφιοποίηση περιλαμβάνει διαδοχικά στάδια, από την καταγραφή και την ταυτοποίηση των φυσικών φακέλων μέχρι τη σάρωση των εγγράφων και των σχεδίων και τη δημιουργία ψηφιακών δεδομένων.
Στη συνέχεια, το υλικό συνδέεται με το ηλεκτρονικό πληροφοριακό σύστημα, ώστε να διευκολύνεται η αναζήτηση και η αξιοποίησή του από τους αρμόδιους υπαλλήλους και τους εξουσιοδοτημένους μηχανικούς, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες.
Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί και στην ασφαλή μεταφορά του φυσικού αρχείου της ΥΔΟΜ Κηφισιάς. Η μετακίνηση πραγματοποιήθηκε τμηματικά, με πρωτόκολλα παράδοσης και παραλαβής, αναλυτικές καταγραφές και δελτία αποστολής, προκειμένου να διασφαλιστεί η προστασία του υλικού αλλά και η ομαλή λειτουργία της υπηρεσίας.
Παράλληλα, προβλέπονται συγκεκριμένοι κανόνες για τη φύλαξη, την επεξεργασία και την προστασία των δεδομένων, ενώ η ανάδοχος εταιρεία δεσμεύεται από τις συμβατικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και ασφάλειας.
Ποιοι θα έχουν πρόσβαση στο ψηφιοποιημένο αρχείο
Η πρόσβαση στο νέο ψηφιακό αρχείο θα πραγματοποιείται με διαβαθμισμένο τρόπο.
Οι υπάλληλοι της Υπηρεσίας Δόμησης θα έχουν πρόσβαση ανάλογα με τις υπηρεσιακές αρμοδιότητές τους, ενώ οι ιδιώτες μηχανικοί και οι υπόλοιποι ενδιαφερόμενοι θα μπορούν να αναζητούν στοιχεία ακολουθώντας τις προβλεπόμενες διαδικασίες πιστοποίησης και εξουσιοδότησης.
Όπου απαιτείται, θα πρέπει επίσης να τεκμηριώνεται η ύπαρξη έννομου συμφέροντος, ώστε να διασφαλίζεται η νόμιμη χρήση και προστασία των πληροφοριών.
Η θέση της Δημοτικής Αρχής Κηφισιάς
Η Δημοτική Αρχή Κηφισιάς στηρίζει την εφαρμογή του προγράμματος, χαρακτηρίζοντας την ψηφιοποίηση του πολεοδομικού αρχείου σημαντική παρέμβαση για τον εκσυγχρονισμό της Υπηρεσίας Δόμησης.
Όπως επισημαίνεται, η μετάβαση από το φυσικό στο ψηφιακό αρχείο αναμένεται να περιορίσει την εξάρτηση από τους χιλιάδες έγχαρτους φακέλους, να διευκολύνει την αναζήτηση στοιχείων και να προστατεύσει σημαντικά έγγραφα από τη φθορά ή την απώλεια.
Παράλληλα, η ψηφιακή καταγραφή εκτιμάται ότι θα ενισχύσει την ιχνηλασιμότητα των διοικητικών διαδικασιών, διευκολύνοντας τον έλεγχο των υποθέσεων και περιορίζοντας τα περιθώρια αυθαίρετων παρεμβάσεων.
Η Δημοτική Αρχή τοποθετείται επίσης απέναντι στην κριτική που έχει διατυπωθεί για την ψηφιοποίηση, υποστηρίζοντας ότι πρόκειται για μια αναγκαία αλλαγή που ενισχύει τη διαφάνεια, την ασφάλεια και την ισότιμη αντιμετώπιση των πολιτών.
Το επόμενο διάστημα, η ολοκλήρωση της διαδικασίας αναμένεται να αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο για τη λειτουργία της Πολεοδομίας Κηφισιάς, με ζητούμενο μια πιο σύγχρονη, οργανωμένη και αποτελεσματική υπηρεσία, προς όφελος των πολιτών και του δημόσιου συμφέροντος.